Katalog, digitalizace a bezpečné zálohy

Ilustrační generovaný snímek, nikoli historický pramen.

Jedno číslo pro jeden kus

Každé pohlednici přiřaďte vlastní inventární číslo, které se nikdy nepoužije znovu. Číslo dejte na obal nebo evidenční lístek, nikoli na samotný originál. Do tabulky patří motiv, rozměry, rub, technika pouze pokud je doložená, stav, způsob nabytí a umístění.

Digitalizujte obě strany

Použijte rovnoměrné světlo a stabilní fotoaparát nebo šetrný skener. Nesnažte se originál přitlačovat silou pod sklo. Základní soubor uchovejte bez agresivních úprav a samostatně vytvořte kopii pro sdílení. Připojte měřítko jen tak, aby se předmětu nedotýkalo.

Názvy souborů a metadata

Zaveďte jednoduchý vzor, například PH-0001-lic a PH-0001-rub. K fotografiím připojte datum pořízení digitální kopie, autora snímku a identifikátor předmětu. Text na rubu přepisujte do samostatného pole s označením nečitelných částí. Nevytvářejte domnělé osobní údaje.

Záloha je více než kopie

Mějte pracovní kopii a další zálohu na odděleném médiu; pravidelně ověřte, že soubory lze otevřít. Jediný externí disk není dlouhodobá strategie. Při změně katalogu zachovejte starší verzi. Exportujte evidenci také do běžného čitelného formátu, aby nebyla závislá na jedné aplikaci.

Kontrola snímků

Po digitalizaci ověřte ostrost, správnou orientaci, úplnost okrajů a čitelnost rukopisu. Originál bezpečně vraťte do obalu ještě před úpravami digitální kopie. Barevné korekce a ořezy provádějte na pracovním souboru, nikoli na jediném zachovaném skenu. Název souboru musí odpovídat evidenčnímu číslu.

Předání dalšímu člověku

Napište jednoduchý návod, kde se nachází katalog, snímky a originály. Uveďte význam zkratek a způsob zálohování. Při předání sbírky může právě tento dokument rozhodnout, zda budou pohlednice dál dohledatelné, nebo se jejich kontext ztratí. Přístupové údaje a soukromé poznámky ukládejte odděleně.

Práce s poznámkami

Zapisujte datum každého hledání, přesný název navštíveného katalogu a použitá hledaná slova. Když pátrání nepřinese výsledek, zaznamenejte i negativní nález. Při další práci pak nebudete zbytečně opakovat stejný pokus a snáze poznáte, které zdroje jste ještě neprošli.

Srovnání v praxi

Položte vedle sebe dvě podobné položky a hledejte rozdíly v okraji, papíru, obrazu i označení. Nevyvozujte z rozdílu okamžitě stáří nebo vyšší hodnotu. Může jít o jiný náklad, ořez, tiskovou úpravu či poškození. Zapište rozdíly věcně a teprve potom vyhledejte odborné srovnání.

Malý domácí úkol

Vyberte dvě položky a napište jejich popis tak, aby jim porozuměl člověk, který je nikdy neviděl. Uveďte přesný motiv, viditelné poškození, známá označení a nejistoty. Pak si oba popisy po týdnu přečtěte. Pokud musíte původní pohlednici znovu hledat kvůli základnímu údaji, upravte strukturu evidence.

Kde může vzniknout chyba

Pozor na automatické spojování podobných názvů obcí, domnělé překlady starých nápisů a přejímání nepodložených dat z aukčních nabídek. Jedna chyba se může šířit do dalších katalogů. U sporného tvrzení si uložte nejen odkaz, ale i vysvětlení, proč danému prameni důvěřujete a jaké má omezení.

Prameny pro další pátrání

Konkrétní historická tvrzení ověřujte v primárních dokumentech; katalogový popis není sám o sobě důkaz.